La factura electrónica es el instrumento que sirve de constancia para el comprador y el vendedor de una operación comercial, con los mismos efectos legales que la factura de papel o por computador, pero expedida, recibida, rechazada o conservada en formato electrónico. Cumplir correctamente con este proceso —desde su generación hasta su registro contable— es una de las razones por las que muchas empresas colombianas optan por un servicio de outsourcing contable que gestione la facturación electrónica, la información exógena y las obligaciones ante la DIAN sin distraer al equipo interno de su operación.
¿Qué es la factura electrónica y qué características tiene?
Como se explicó, la factura electrónica reemplaza a la factura tradicional bajo el mismo marco legal. Sus características principales son:
- Incluye el código único de factura electrónica CUFE (valor alfanumérico obtenido a partir de los datos de la factura).
- Cumple los requisitos de la factura de venta (art. 617 E.T.) y discrimina el impuesto al consumo cuando aplica.
- Lleva numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Utiliza el formato electrónico de generación XML (lenguaje extensible de marcas para intercambio de datos estructurados) establecido por la DIAN.
- Incluye firma electrónica o digital que garantiza autenticidad, integridad y no repudio, según la política adoptada por la DIAN.
Ventajas del uso de la factura electrónica
- Ahorro de costos.
- Eficiencia en la creación de facturas.
- Reducción de tiempo de gestión.
- Confirmación o rechazo oportuno.
Estas ventajas se maximizan cuando la facturación electrónica está integrada al proceso contable general de la empresa, de modo que cada documento validado se refleje de forma automática en los libros y en las declaraciones tributarias correspondientes.
¿Por qué es obligatoria en Colombia y desde cuándo?
Con la expedición del Decreto 2242 de 2015 y las fechas definidas en la reforma tributaria de 2016, se dio paso a la propuesta de evolucionar y masificar el proceso de facturación como mecanismo anti-evasión. El tiempo estimado para adoptar, implementar, probar y ajustar los procesos internos de la empresa fue de seis meses: desde el 1 de julio de 2018 las grandes empresas debieron facturar obligatoriamente por medios electrónicos, mientras que el sector pyme (medianas, pequeñas y micro empresas) lo hizo a partir del 1 de mayo de 2019 (fecha máxima de registro en el servicio informático) y el 1 de agosto de 2019 (fecha máxima para empezar a expedir), extendiéndose sucesivamente hasta 2020 según el código de actividad principal del RUT de cada organización, de acuerdo con la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019.
¿Cómo se puede generar la factura electrónica?
Existen dos caminos principales:
- A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar.
- Por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.
La DIAN dispone de un servicio web gratuito para facilitar la expedición de factura electrónica, y también es posible consultar el listado de proveedores tecnológicos autorizados directamente en su página oficial.
Cómo se relaciona la factura electrónica con el outsourcing contable
Para una pyme, cumplir con la facturación electrónica no termina en el momento de expedir el documento: implica conciliar cada factura con el registro contable, verificar que la información quede lista para la declaración de IVA, renta e ICA, y conservar los soportes exigidos por la DIAN. Un servicio de outsourcing contable se encarga de este ciclo completo, integrando la facturación electrónica al proceso de contabilidad financiera bajo NIIF y a la planeación tributaria de la empresa, de forma que la información esté siempre disponible para reportes, auditorías o requerimientos de la administración tributaria.
En CORVI Consultores este acompañamiento incluye, entre otros servicios, la gestión y declaración de impuestos (Renta, IVA, ICA, retenciones), la administración de nómina y seguridad social, la revisoría fiscal y auditoría, y proyectos especiales como la actualización contable y tributaria, la información exógena o la implementación de NIIF. La propuesta incorpora además automatización del registro y alertas de cumplimiento DIAN apoyadas en herramientas de análisis, siempre bajo la supervisión de contadores, con confidencialidad y tarifas competitivas, para empresas en Bogotá, Medellín, Pereira y con cobertura nacional, en modalidad presencial, híbrida o remota.
Si tu empresa aún gestiona la facturación electrónica de forma manual o dispersa, delegar este proceso a un equipo de outsourcing contable puede reducir errores de digitación, evitar inconsistencias frente a la DIAN y liberar tiempo del equipo interno para tareas de mayor valor.
Preguntas frecuentes sobre factura electrónica y outsourcing contable
¿La factura electrónica reemplaza por completo a la factura en papel?
Sí, tiene los mismos efectos legales que la factura de papel o por computador; la diferencia está en que se expide, recibe, rechaza o conserva en formato electrónico, cumpliendo los requisitos del artículo 617 del E.T.
¿Qué pasa si mi empresa aún no está facturando electrónicamente?
Las fechas de implementación fueron escalonadas según el tipo de empresa y su código de actividad en el RUT, conforme a la Resolución 000020 de 2019. Si tienes dudas sobre tu obligación actual, lo recomendable es verificar tu situación directamente en el sitio de la DIAN o con tu asesor contable.
¿Necesito un proveedor tecnológico para facturar electrónicamente?
Puedes usar el servicio web gratuito dispuesto por la DIAN o contratar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado, según lo que mejor se ajuste al volumen y complejidad de tu operación.
¿Un servicio de outsourcing contable puede encargarse de la facturación electrónica de mi empresa?
Sí, el outsourcing contable puede integrar la facturación electrónica al proceso contable general: conciliación con los libros, soporte para declaraciones de impuestos y conservación de la información para eventuales requerimientos de la DIAN.
¿Qué beneficios trae integrar la facturación electrónica con la contabilidad externa de la empresa?
Permite reducir tiempos de gestión, disminuir errores manuales y mantener la información tributaria y financiera actualizada y disponible para reportes, auditorías o revisoría fiscal.
¿Dónde puedo resolver dudas adicionales sobre factura electrónica?
Puedes consultarnos a través del correo de contacto, nuestra página web www.corviconsultores.com, WhatsApp, o revisar directamente la normatividad y guías publicadas por la DIAN.
¿La contabilidad y los impuestos le quitan tiempo a tu empresa?
En Corvi Consultores S.A.S. transformamos la contabilidad tradicional: tú no tienes que enviarnos facturas ni extractos, nuestros procesos automatizados los capturan y concilian por ti. Tu único trabajo es recibir el análisis mensual de tu contador líder y tomar decisiones estratégicas.